Privacyverklaring – ApartSamen

1. Wie zijn wij?

ApartSamen BV
Kerkstraat 79, 2235 Hulshout
Ondernemingsnummer: BE0726.948.781
info@apartsamen.be
+32 499 18 17 36
www.apartsamen.be

ApartSamen is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens, en respecteert jouw privacy volgens de GDPR (EU Verordening 2016/679) en de Belgische Privacywet van 30 juli 2018.

2. Welke gegevens verwerken wij?

We verwerken enkel gegevens die nodig zijn voor onze werking:

- Naam en voornaam
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Gekozen type begeleiding
- Inhoud van jouw bericht via het formulier
- IP-adres en browsergedrag (via reCAPTCHA)

Deze gegevens verzamelen wij uitsluitend via:

- Het contactformulier op de pagina Plan een Gesprek
- Rechtstreekse communicatie per e-mail, telefoon of bij consultaties
- Beveiligde tools voor online afspraken of administratie

3. Waarom verwerken wij jouw gegevens?

Doel	Rechtsgrond
Beantwoorden van vragen	Toestemming
Inplannen van een afspraak	Uitvoering van een overeenkomst
Opvolging binnen bemiddeling of begeleiding	Gerechtvaardigd belang
Voldoen aan wettelijke verplichtingen (boekhouding, dossierbewaring)	Wettelijke verplichting
Beveiliging van de website via reCAPTCHA	Gerechtvaardigd belang

4. Contactformulier

Via het formulier op de website verzamelen wij:

- Naam, e-mailadres, telefoonnummer, type begeleiding en berichtinhoud

Deze gegevens worden enkel gebruikt om je te contacteren en door te verwijzen naar de juiste begeleider. Je geeft hiervoor expliciet toestemming door het vakje onder het formulier aan te vinken.

5. Gebruik van Google reCAPTCHA

Om spam te voorkomen maken wij gebruik van Google reCAPTCHA v3. Dit systeem controleert automatisch of je een mens bent, op basis van o.a. je muisbeweging, IP-adres en gedrag op de site.

Je gaat akkoord met het privacybeleid en de gebruikersvoorwaarden van Google bij het verzenden van het formulier.

6. Bewaartermijn

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig:

- Contactformulieren: maximaal 1 jaar na het laatste contact, indien hieruit geen verdere begeleiding of bemiddeling voortvloeit
- Cliëntendossiers (zoals bemiddeling of ouderschapsplannen): zolang het dossier of ouderschapsplan relevant is.
  Dit betekent in de meeste gevallen: tot de gezamenlijke ouderlijke verantwoordelijkheid niet langer van toepassing is, bijvoorbeeld wanneer de kinderen meerderjarig én niet meer ten laste zijn.
  ➝ In de praktijk kan dit een periode van 20 tot 25 jaar of langer zijn, afhankelijk van de gezinssituatie
- Boekhoudkundige gegevens: 7 jaar (wettelijke termijn)

De bewaartermijnen worden steeds bepaald op basis van het doel van de verwerking, wettelijke verplichtingen en ons professioneel engagement naar cliënten toe.

7. Delen van gegevens met derden

We delen jouw persoonsgegevens nooit met derden, behalve in volgende gevallen:

- Het is noodzakelijk voor de uitvoering van onze dienstverlening (bv. boekhouding, administratie)
- We zijn daartoe wettelijk verplicht
- Jij geeft hiervoor uitdrukkelijke toestemming

Wanneer wij in overleg staan met andere professionals (bv. een advocaat, notaris, hulpverlener…), dan gebeurt dit uitsluitend binnen het kader van een gedeeld beroepsgeheim én enkel mits jouw voorafgaande toestemming.

Er worden geen gegevens doorgegeven aan derden voor commerciële doeleinden

8. Beveiliging van jouw gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen:

- SSL-certificaat op onze website
- Beveiligde toegang tot digitale dossiers
- Regelmatige back-ups
- Wachtwoord- en toegangsbeheer
- Interne procedures rond vertrouwelijkheid

9. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

- Inzage te krijgen in je persoonsgegevens
- Je gegevens te verbeteren of laten verwijderen
- De verwerking te beperken of bezwaar in te dienen
- Je gegevens over te dragen naar een andere partij (gegevensportabiliteit)

Stuur hiervoor een verzoek naar info@apartsamen.be. We kunnen je vragen je te identificeren.

10. Cookies

Onze website gebruikt noodzakelijke en analytische cookies. Deze verbeteren jouw gebruikerservaring en laten ons toe de site technisch te optimaliseren.

Meer info lees je in ons afzonderlijk cookiebeleid.

11. Minderjarigen

Onze diensten richten zich op ouders, meerderjarige en minderjarige kinderen.
Wanneer wij persoonsgegevens van minderjarigen verwerken, gebeurt dit uitsluitend met toestemming van de ouders of wettelijke voogd, conform de geldende regelgeving.

12. Klachten

Heb je een klacht over hoe wij met je gegevens omgaan? Contacteer ons gerust eerst via info@apartsamen.be.
Je kan ook terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
📧 contact@apd-gba.be
🌐 www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

13. Wijzigingen

We behouden ons het recht voor dit beleid aan te passen. De laatste versie is altijd beschikbaar op de website en werd geüpdatet op 16 juni 2025.

Laatste update: 16 juni 2025